Es gibt Termine, die kündigen sich mit einer Fehlermeldung an. Und es gibt Termine, an denen etwas aufhört zu funktionieren, ohne dass jemand etwas merkt — bis ein Kunde fragt, warum in der letzten E-Mail die Pflichtangaben fehlten.
In vielen Unternehmen ist dafür der 1. Oktober 2026 notiert. Das ist richtig, greift aber zu kurz. Der Termin, an dem Sie tatsächlich etwas tun müssen, liegt früher: Ende August 2026.
Drei Termine, nicht einer
Microsoft schaltet die Exchange Web Services (EWS) für Exchange Online ab. Das geschieht in Stufen:
- Ende August 2026 — Frist für Administratoren. Wer EWS über den Oktober hinaus weiternutzen muss, hinterlegt bis dahin eine Positivliste der erlaubten Anwendungen und aktiviert EWS für den eigenen Mandanten ausdrücklich. Wer diese Frist verstreichen lässt, kann die Abschaltung im Oktober nicht mehr aufhalten.
- 1. Oktober 2026 — die Abschaltung beginnt. EWS wird schrittweise für alle Organisationen blockiert, sofern die Positivliste nicht hinterlegt ist.
- 1. April 2027 — endgültig aus. Danach lässt sich EWS nicht mehr einschalten, auch nicht mit Positivliste.
Wichtig an dieser Reihenfolge: Die Positivliste ist kein Ausweg, sondern eine Verlängerung. Sie kauft Ihnen ein halbes Jahr, um in Ruhe umzustellen. Das Ziel bleibt der Wechsel.
Was genau passiert
EWS ist eine Programmierschnittstelle, über die Anwendungen auf Postfächer zugreifen. Sie stammt aus der Zeit von Exchange 2007 und wird seit Jahren nicht mehr weiterentwickelt. Microsoft hat die Abkündigung früh angekündigt; der Nachfolger ist Microsoft Graph.
Für die meisten Anwendungen ist das ein reines Umstellungsthema. Für ein Feld hat es eine unangenehme Besonderheit: Microsoft Graph bietet bis heute keine Verwaltung von Outlook-Signaturen. Was über EWS lief, geht danach schlicht nicht mehr — und auch nicht über einen anderen Weg. Es handelt sich hier nicht um eine Umstellung, sondern um den Wegfall einer Funktion.
Wen es trifft
Betroffen sind Unternehmen, die ihre Outlook-Signaturen zentral per Skript verteilen. Das ist über Jahre ein verbreiteter und durchaus vernünftiger Weg gewesen: ein Anmeldeskript, das die Signatur aus dem Verzeichnisdienst zusammensetzt und in den Outlook-Profilen ablegt. Viele dieser Skripte laufen seit Jahren unauffällig, oft von einem Administrator geschrieben, der längst nicht mehr im Haus ist.
Der Prüfpunkt ist einfach: Wenn die Signaturen Ihrer Mitarbeitenden zentral gesetzt werden und niemand sie von Hand pflegt, sollten Sie wissen, worüber das geschieht.
Nicht betroffen sind zwei Gruppen. Erstens Unternehmen, die Signaturen serverseitig anhängen lassen — über eine Transportregel in Exchange Online oder über eine spezialisierte Lösung. Zweitens Unternehmen, die noch einen eigenen Exchange Server im Haus betreiben: Die Abschaltung betrifft Exchange Online, nicht Exchange on-premises.
Warum das mehr ist als ein Schönheitsfehler
Eine E-Mail-Signatur ist in Deutschland kein Gestaltungselement, sondern trägt Pflichtangaben. Für Kapitalgesellschaften gehören Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und die Geschäftsführung in jede geschäftliche E-Mail — § 35a GmbHG für die GmbH, § 80 AktG für die Aktiengesellschaft. Diese Pflicht gilt für E-Mails genauso wie für Briefe.
Fällt die zentrale Verteilung aus, entstehen zwei Probleme gleichzeitig: Neue Mitarbeitende bekommen gar keine Signatur mehr, und bestehende Signaturen frieren im letzten Stand ein. Ändert sich die Geschäftsführung oder die Anschrift, läuft die Pflege ins Leere.
Dazu kommt das Praktische: Signaturen, die nicht mehr zentral gesetzt werden, bauen sich Mitarbeitende irgendwann selbst — in unterschiedlichen Schriftarten, mit alten Logos und veralteten Durchwahlen.
Was Sie jetzt tun sollten
Erstens: prüfen, ob Sie betroffen sind.
Die Frage lautet nicht „nutzen wir EWS“, sondern „wie kommt die Signatur in Outlook“. Wird sie per Anmeldeskript gesetzt, über ein Werkzeug eines Drittanbieters verteilt oder serverseitig angehängt? Diese Frage lässt sich in einem halben Tag beantworten.
Zweitens: entscheiden, ob Sie Zeit kaufen.
Wenn die Umstellung bis Oktober nicht zu schaffen ist, gehört die Positivliste noch im August eingerichtet. Das verschafft Luft bis April 2027 — aber nur, wenn es vorher passiert.
Drittens: den Weg wählen.
Es gibt im Wesentlichen drei:
- Serverseitig über Exchange-Transportregeln. Kostenfrei enthalten, aber eingeschränkt: Die Signatur erscheint nicht im gesendeten Element des Absenders, Antworten und Weiterleitungen sind schwer sauber zu behandeln, und gestalterisch ist wenig möglich.
- Manuelle Pflege durch die Mitarbeitenden. Für kleine Teams denkbar, ab etwa zwanzig Postfächern in der Praxis nicht mehr durchzuhalten.
- Eine Lösung für zentrale Signaturverwaltung. Signaturen werden an einer Stelle gepflegt, greifen auf die Stammdaten aus dem Verzeichnis zu und erscheinen bereits beim Schreiben der E-Mail.
Viertens: nicht auf April 2027 planen.
Eine Signaturumstellung berührt Marketing, Personalabteilung und Rechtsabteilung gleichermaßen — Logo, Zusätze, Pflichtangaben, Kampagnenbanner. Der technische Teil ist der kleinere.
Wie Denk IT dabei unterstützt
Wir betreuen die Microsoft-365-Umgebungen von über 3.000 Kunden und setzen für die zentrale Signaturverwaltung auf CodeTwo. Denk IT ist viermal als CodeTwo Partner of the Year ausgezeichnet worden — 2019, 2022, 2023 und 2025.
Was wir übernehmen: die Bestandsaufnahme, wie Ihre Signaturen heute verteilt werden, bei Bedarf das Einrichten der Positivliste als Zeitpuffer, die Auswahl des passenden Wegs, die Einrichtung samt Anbindung an Ihre Stammdaten und die Gestaltung nach Ihrem Corporate Design — einschließlich der Pflichtangaben.
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Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie betroffen sind: Das klären wir in einem kurzen Gespräch.
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