Keine Frage, der Messenger WhatsApp ist praktisch, privat und beruflich: Blitzschnell lassen sich mit Freunden, Kollegen und Kunden Informationen austauschen und Terminabsprachen treffen. Die berufliche Nutzung von WhatsApp ist aus datenschutzrechtlicher Sicht allerdings ein ganz heikles Thema, speziell seitdem die neue Datenschutzgrundverordnung Ende Mai in Kraft getreten ist.
Das Hauptproblem: WhatsApp greift auf das Adressbuch im Smartphone zu. Der US-Konzern Facebook wiederum gleicht diese Kontaktdaten mit den eigenen Servern ab um herauszufinden, wer von den Kontakten bereits ebenfalls bei WhatsApp angemeldet ist. Knackpunkt: Überprüft werden alle Kontakte, selbst diejenigen, die den Messenger nicht nutzen. Somit werden auch Daten von Personen übermittelt, die hierzu keine Zustimmung erteilt haben. Für Marit Hansen, Landesbeauftragte für Datenschutz des Landes Schleswig-Holstein, handelt es sich bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten – also zum Beispiel von Kundendaten – ohne Rechtsgrundlage oder Einwilligung um einen Datenschutzverstoß, wie sie kürzlich in einem Interview mit der „Welt“ erklärte. Ähnlich sieht es Dr. Hauke Hansen, Fachanwalt für IT-Recht, in einem Beitrag der „DeutscheHandwerksZeitung“. Seiner Ansicht nach begeht der Nutzer „wahrscheinlich Datenschutzverstöße“. Dem Experten zufolge drohen im Zusammenhang mit WhatsApp im Berufsalltag noch andere datenschutzrechtliche Fallen. Schießt ein Mitarbeiter beim Kunden Fotos – etwa auf einer Baustelle – und leitet diese an seinen Chef oder an Kollegen per WhatsApp weiter, um den aktuellen Arbeitsstand zu dokumentieren oder auf Probleme hinzuweisen, so verstößt der Mitarbeiter gegen den Datenschutz. Denn: WhatsApp erhält Zugriff auf die Fotos. Erlaubt wäre die Weitergabe von Bildern jedoch nur, wenn der Kunde vorab seine Zustimmung zur Datenübertragung erteilt hat. Bei Verstößen dieser Art gegen die Datenschutzgrundverordnung drohen mittlerweile saftige Bußgelder.
Neu mit Inkrafttreten der DSGVO ist Hansen zufolge die Dokumentationspflicht im Verarbeitungsverzeichnis. Das bedeutet: Alle Vorgänge, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen dokumentiert werden. Im Zusammenhang mit der beruflichen Nutzung von WhatsApp ist dies aber so gut wie unmöglich.
Wer Vorsorge trifft, kann WhatsApp trotz der genannten Problematiken dennoch im beruflichen Umfeld nutzen. Dazu muss das Unternehmen verhindern, dass der Dienst die Kontaktdaten synchronisiert. Am sichersten gelingt dies über einen speziellen Exchange-Container. WhatsApp lagert dann in einem geschützten Bereich – ein Abgleich mit Daten außerhalb wird unterbunden. Auf iPhones lässt sich der Zugriff zudem unkompliziert über „Einstellungen – Datenschutz“ verwehren, Android-Nutzer benötigen hingegen Zusatz-Apps.
Ein anderer Punkt ist die betriebsinterne Kommunikation über den Messaging-Dienst. Besitzen die Mitarbeiter Diensthandys, so kann der Chef seine Arbeitnehmer ohne Bedenken per WhatsApp, aber auch per SMS oder E-Mail kontaktieren. Vorsicht ist jedoch beim Versand hochsensibler Daten über WhatsApp geboten, auf die Dritte, zudem noch im Ausland, keinen Zugriff erhalten sollen. WhatsApp bietet zwar eine End-to-End-Verschlüsselung an. Doch ist Hansen zufolge nicht ganz klar, ob der Anbieter tatsächlich keine Chats mehr mitlesen kann.
„Schreibt der Kunde den Handwerker per WhatsApp an, entscheidet er sich bewusst für diesen Kommunikationsweg“, erklärt der Fachanwalt in der „DeutscheHandwerksZeitung“. Dann darf der Mitarbeiter eines Unternehmens guten Gewissens den Kunden ebenfalls über den Dienst kontaktieren, da eine beidseitige Einwilligung vorliegt.
Werbung per WhatsApp darf übrigens nur verschickt werden, wenn vorab eine Einwilligung vom Kunden eingeholt wurde. Wichtig: Wer den Messenger beruflich einsetzt, sollte unbedingt an das Impressum denken. Hierzu genügt eine abgespeckte Version in der Profilinformation.
Mit WhatsApp Business steht eine spezielle Variante des Dienstes für die geschäftliche Nutzung mit mehr Funktionen zur Verfügung. An der grundsätzlichen datenschutzrechtlichen Problematik ändert sich hier allerdings nichts gegenüber dem „normalen“ WhatsApp, wie es Millionen Menschen in Deutschland nutzen.
Sollten Sie datenschutzrechtliche Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unsere Mitarbeiter der Denk IT. Wir bemühen uns darum, Sie bestmöglich und schnellstens zu beraten.
