REDDOXX

Über REDDOXX

REDDOXX ist einer unserer führenden Denk IT Partner-Hersteller von Lösungen für ein effizientes, rechtssicheres E-Mail-Management.

Die Produktlinien des deutschen Anbieters decken die vier Hauptbereiche E-Mail-Archivierung, Anti-Spam, digitale Signatur und Verschlüsselung ab. Unternehmen jeder Größe können ihre E-Mail-Kommunikation durch die REDDOXX-Lösungen rechtskonform und langfristig archivieren, sich wirksam vor unerwünschten Spam-Nachrichten schützen und vertrauliche Inhalte sicher kommunizieren.
REDDOXX macht viele Prozesse rund um den E-Mail-Verkehr effizienter und unterstützt alle relevanten Abläufe. Gleichzeitig können die REDDOXX-Lösungen zu einer massiven Entlastung der IT-Infrastruktur beitragen und Unternehmen dabei unterstützen, die nötigen Investitionen in Storagekapazitäten und Filesysteme zu senken. REDDOXX hat Standorte in Kirchheim unter Teck und Hamburg und betreut Kunden weltweit über ein internationales Netz von Vertriebs-, Kooperations- und Technologiepartnern.

Reddox Certified Partner Logo - Denk IT Partner

Spamfilter

Unerwünschte E-Mail-Nachrichten und Werbebotschaften (Spam) zählen für Unternehmen nach wie vor zu den größten Problemen bei der E-Mail-Kommunikation. REDDOXX Spamfinder ist die sichere Lösung gegen Spam. Das System basiert auf einem ausgewogenen, technologisch ausgereiften Mix aus Filter-Methoden, Black- und Whitelisting, syntaktischer Spamerkennung und vielen weiteren Abwehrmechanismen.
Für besonders hohen Schutz sorgt das von REDDOXX entwickelte, innovative CISS-Feature (Confirmation Interactive Site Server). E-Mails von bislang nicht bekannten Absendern werden dabei erst nach vorheriger, erfolgreicher Verifizierung des Absenders über einen entsprechenden Link an den Empfänger zugestellt. Der Einsatz von Robots für Massenmailings, wie er typischerweise durch Spammer erfolgt, wird dadurch wirksam abgeblockt.

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Vorteile Spamfilter

  • Wirksame Spamfilterung durch patentiertes CISS-Verfahren
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Entlastung des E-Mail Servers durch Empfängerprüfung
  • Sicherheit und Kontrolle über gefilterte E-Mails
  • Integrierter Virenschutz
  • Für jeden Mailserver geeignet

MailDepot

Neben rechtlichen Aspekten geht es um Schutz vor Datenverlust und Unveränderbarkeit. REDDOXX ist somit ebenfalls eine Vorsichtsmaßnahme, mit der Sie sich gegen versehentliche oder gar böswillige Datenverfälschung absichern. Sollte ein Mitarbeiter aus der Firma ausscheiden, sind die Daten gesichert und wichtige Absprachen und Informationen immer noch vorhanden. Wichtig ist vielen Unternehmen die Datenhoheit. Die Daten gehören nicht nur Ihnen, sondern sind auch in Ihrer Kontrolle. Im Gegensatz zu Microsoft 365 definieren Sie den Speicherort der E-Mails selbst und können diesen bei Bedarf erweitern und/oder verändern. Durch das integrierte Compliance LOG können Sie sogar nachvollziehen, in welchem Container (und damit auf welchem Speicherort) sich die einzelne E-Mail gerade befindet.

Heutzutage wird der überwiegende Teil der Geschäftskorrespondenz per E-Mail getätigt. Andersherum gesagt: Der größte Anteil Ihrer E-Mails besitzt einen geschäftsrelevanten Bezug. Die Rechtslage für Unternehmen in Deutschland ist dabei eindeutig: Die Sicherung Ihrer geschäftlichen E-Mails auf einer externen Festplatte oder eine E-Mail-Weiterleitung reichen nicht aus, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Die Handhabung von geschäftsrelevanten E-Mails muss sicherstellen, dass der Aufbewahrungspflicht – meist von zehn Jahren – Genüge getan wird. E-Mails müssen hierfür vor dem Eintreffen im Postfach abgegriffen und archiviert werden.

E-Mails lassen sich bei Bedarf einfach aus dem Archiv heraus zurück ins Postfach spielen – benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft Outlook ist ein entscheidender Vorteil.

Nach der Einrichtung erfolgt die Archivierung automatisch und benötigt keine weitere Aufmerksamkeit. Es entfällt die Organisation und Pflege des Postfachs für Mitarbeiter. Durch die direkte Einbindung in Microsoft Office kann aus Outlook heraus nach archivierten Mails gesucht werden. Wichtige Informationen stehen somit immer zur Verfügung. Durch das Treffen von Nachfolgeregelungen für ausgeschiedene Mitarbeiter haben berechtigte Personen weiterhin Zugriff auf die Kommunikation mit Partnern, Lieferanten oder Kunden.

Die rechtlich einwandfreie Archivierung von E-Mails stellt viele Unternehmen noch vor große Herausforderungen.
Mit der TÜV-zertifizierten Lösung REDDOXX MailDepot lässt sich innerhalb kürzester Zeit eine leistungsstarke und revisionssichere E-Mail-Archivierung einrichten.

  • archiviert alle ein- und ausgehenden E-Mails vollautomatisch und kann durch die Unterstützung verschiedenster Mailserver problemlos in jede bestehende Infrastruktur eingebunden werden.
  • mit der Volltextsuche mit integrierter Vorschaufunktion lassen sich E-Mails im Archiv jederzeit finden und wiederherstellen. Alle wichtigen Unterlagen sind somit jederzeit zur Hand, auch wenn der betreffende Vorgang schon länger zurückliegt.
  • unterstützt hierarchisches Speichermanagement (HSM) und Multiple-Storage-Konstellationen. E-Mails können dadurch je nach Alter und Relevanz auf unterschiedliche Speichersysteme ausgelagert werden, um Kosten sparen und günstige Storagekapazitäten nutzen zu können.
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Vorteile MailDepot

  • TÜV-zertifizierte Lösung („Geprüfte Archivierung“)
  • Revisions- und rechtssichere Mail-Archivierung
  • Übersichtliche, einfache Bedienung
  • Schnelle Volltextsuche für alle E-Mails
  • Optionale Auditierung mit Vieraugen-Prinzip
  • Rückwirkende Archivierung bestehender E-Mails sehr einfach möglich 

MailSealer

E-Mails, die unverschlüsselt versendet werden, können von Dritten relativ einfach mitgelesen und/oder manipuliert werden.

REDDOXX MailSealer ist ein innovatives Sicherheitssystem für die E-Mail-Kommunikation und arbeitet auf Basis einer hochsicheren Verschlüsselungstechnologie und dem gleichzeitigen Einsatz von digitalen Signaturen. Ausgehende E-Mails werden automatisch verschlüsselt und erhalten zusätzlich eine fälschungssichere digitale Signatur. Eingehende Nachrichten werden vom REDDOXX MailSealer überprüft und entschlüsselt.
Das System bietet auf diese Weise eine deutlich erhöhte Sicherheit für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr und schützt unternehmenswichtige Inhalte vor Zugriffen Unbefugter.

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Vorteile MailSealer

  • Sofort deutlich mehr Sicherheit bei der E-Mail-Kommunikation
  • Verschlüsselung und digitale Signatur entsprechend den Sicherheitspolicies im Unternehmen
  • Mit REDDCRYPT auch spontane Verschlüsselung ohne Vorbereitung beim Empfänger (einsetzbar beispielsweise für den Austausch mit Kontakten, die kein zertifikatsbasiertes Standardsystem einsetzen)
  • Komfortable, zentrale Verwaltung der Regelungen
  • Optimal mit REDDOXX MailDepot für die anschließende Archivierung einsetzbar

REDDOXX Vorteile

Die REDDOXX-Lösung für E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management zeichnet sich dadurch aus, dass sie aufbewahrungspflichtige E-Mails eindeutig zuordnet und kennzeichnet, diese an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme übergeben kann, sowie die nachträgliche E-Mail-Archivierung von bestehenden Mailboxen ermöglicht

Die gesamte Administration und Konfiguration der REDDOXX Appliance erfolgt über einen beliebigen Webbrowser. Ein Highlight der E-Mail-Archivierung ist beispielsweise die Möglichkeit, alte E-Mails auf kostengünstigere Medien wie NAS-Storages auszulagern, während aktuelle E-Mails beispielsweise in einem performanteren SAN vorgehalten werden

Für die Mitarbeiter stehen verschiedene Zugriffsmöglichkeiten bereit. Am Desktop werden vorallem die Integration in Microsoft Outlook und die Weboberfläche geschätzt. Während das Outlook Plugin dafür sorgt, dass Mitarbeiter ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen müssen, bietet der Webbrowser die Möglichkeit, von jedem beliebigen Computer auf die archivierten E-Mails zuzugreifen

Auch wenn die E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern auf dem Mailserver gelöscht sind, stehen diese weiterhin im zentralen E-Mail-Archiv zur Verfügung. Dies hat den großen Vorteil, dass mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin nicht auch das gesamte Wissen gegangen ist.

Das Archiv für die Hosentasche ist dank der Mobile-Apps für iOS und Android ebenfalls Realität. Mit wenigen Fingertipps können Sie auch auf dem Smartphone und Tablet Ihre E-Mails in Sekundenschnelle durchsuchen, auf E-Mailinhalte und Anhänge zugreifen sowie die E-Mails natürlich jederzeit auch wiederherstellen

77 Prozent aller Anwender suchen jede Woche nach alten E-Mails. Mehr als die Hälfte benötigt bis zu zehn Minuten pro Suchvorgang.

Gerade Unternehmen sollten sich also dringend Lösungen überlegen, wie sie Informationen zur Verfügung stellen und den Suchvorgang beschleunigen können.

Denk IT - Reddoxx product circle

Besonders gerne verkaufen wir REDDOXX-Produkte, weil …

  • Ihre Postfächer wirksam von Spam freigehalten werden.

  • Ihr E-Mail-Server durch Empfängerprüfung spürbar entlastet wird.

  • Eine rückwirkende Archivierung bestehender E-Mails sehr einfach möglich ist.

  • Sie von einer deutlich gesteigerten Sicherheit bei der E-Mail-Kommunikation profitieren.

Drei Aufgaben, eine Appliance

Archivierung, Spamabwehr und Verschlüsselung sind bei REDDOXX keine drei Produkte von drei Herstellern, sondern drei Module derselben Lösung – mit einer Oberfläche und einem Ansprechpartner.

  • MailDepot – revisionssichere Archivierung. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird unveränderbar abgelegt, volltextindiziert und in Sekunden wiederauffindbar. Arbeitet unabhängig vom Mailserver und nimmt jede Art von Speicher an.

  • Spamfinder – Abwehr vor dem Postfach. Spam, Phishing und Schadmails werden abgefangen, bevor sie im Postfach landen – nicht erst danach im Junk-Ordner.

  • REDDCRYPT – Verschlüsselung, die der Empfänger versteht. S/MIME und OpenPGP für Gegenstellen mit Zertifikat, dazu das eigene REDDCRYPT-Verfahren für alle anderen. Der Empfänger braucht kein Zertifikat und keine Software.

  • Im eigenen Haus statt in einer fremden Cloud. Die Lösung läuft als virtuelle Appliance in Ihrer Umgebung oder in unserer Rechenzentrumsumgebung in Deutschland – Ihre E-Mails verlassen den von Ihnen bestimmten Ort nicht.

Warum E-Mail-Archivierung keine Kür ist

Geschäftliche E-Mails sind aufbewahrungspflichtig – und der Posteingang eines Mitarbeiters ist kein Archiv. Wer Mails im Postfach lässt, kann weder belegen, dass nichts fehlt, noch dass nichts nachträglich verändert wurde.

Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege zehn Jahre – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (HGB § 257, AO § 147). Eine E-Mail kann beides sein: die Anfrage eines Kunden ist ein Handelsbrief, die Rechnung im Anhang ein Buchungsbeleg. In der Praxis führt das dazu, dass zehn Jahre der sichere Weg sind.

Die Ablage muss vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und über die ganze Frist lesbar sein. Genau das leistet ein Archiv und nicht ein Postfach: Der Nutzer kann eine archivierte Mail nicht löschen, und jeder Zugriff ist protokolliert.

Wichtig zur Einordnung: Software stellt Rechtskonformität nicht her, sie ermöglicht sie. Verantwortlich für die Einhaltung bleibt das Unternehmen – deshalb gehört zur Einführung immer die Frage, was archiviert wird und was nicht.

Aufbewahrungspflicht und Löschanspruch stehen sich scheinbar entgegen. Sie lassen sich vereinbaren, wenn das Archiv private Nachrichten aussparen kann und Löschungen nach Ablauf der Frist geordnet möglich sind. Beides richten wir bei der Einführung mit Ihnen ein.

Dann ändert sich an der Pflicht nichts. REDDOXX arbeitet unabhängig vom Mailserver und archiviert auch aus Microsoft 365 heraus – mit dem Unterschied, dass das Archiv dort liegt, wo Sie es bestimmen, und nicht an ein Abonnement gebunden ist.

Was wir übernehmen

  • Bestand ansehen. Wie viele Postfächer, welches Volumen, welcher Mailserver, was ist heute wo gespeichert – daraus ergibt sich die Größe der Appliance, nicht aus einer Preisliste.

  • Einführung ohne Betriebsunterbrechung. Aufbau, Anbindung an den Mailserver und Erstimport des vorhandenen Bestands – der laufende Mailverkehr wird dabei nicht angehalten.

  • Regeln festlegen. Was wird archiviert, was bleibt außen vor, wer darf suchen, wer darf exportieren. Das ist der Teil, an dem Einführungen scheitern, wenn man ihn überspringt.

  • Dokumentation für die Prüfung. Verfahrensdokumentation und Nachweise, damit im Fall einer Betriebsprüfung nicht gesucht werden muss.

  • Betrieb und Betreuung. Aktualisierungen, Überwachung und Support – montags bis freitags von 7 bis 18 Uhr, mit Service-Level-Vertrag (SLA) auch darüber hinaus.

Christopher Voges Supporthilfe

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