So flexibel war das Home-Office noch nie
Zusammenarbeit und Kommunikation neu gedacht mit Microsoft Teams
Das Home-Office ist aus der Unternehmenslandschaft nicht mehr wegzudenken. Es ist ein Stück Normalität geworden und bleibt es. Jetzt ist es an der Zeit, überhastet eingeführte Strukturen auf sichere Beine zu stellen. Gerade im Mittelstand sind viele dieser Strukturen unter Zeitdruck entstanden.
Hybrides Arbeiten wird zur Normalität
Als Homeoffice und verteilte Standorte zur Regel wurden, musste vieles schnell gehen. Viele Unternehmen haben Lösungen eingeführt, um persönliche Kontakte durch digitale Kommunikationswege zu ersetzen. Cloud-basierte Videokonferenz-Software war auf einen Schlag der Renner. Manches fiel dabei unter den Tisch:
Passt die Lösung überhaupt zum Rest der Unternehmensstruktur, sind die Lizenzen für steigende Nutzerzahlen gerüstet, und wie ist es um die Sicherheit und den Datenschutz bestellt?
Diese Fragen gilt es jetzt mit Weitsicht zu beantworten. Denn zahlreiche Mitarbeiter großer wie kleiner Unternehmen werden auch in Zukunft auf Distanz arbeiten. Damit sie weiterhin produktiv tätig sein können und der gegenseitige Austausch nicht zum Erliegen kommt, ist eine Lösung notwendig, die genau das gewährleistet.
Axel Denk, Geschäftsführer des osthessischen IT-Systemhauses Denk IT GmbH, ist überzeugt, dass Microsoft Teams das optimale Werkzeug ist:
„Im Gegensatz zu anderen Besprechungslösungen nutzt Microsoft Teams die volle Power des weltweiten Netzwerks von Microsoft Azure, das eines der größten der Welt darstellt, um seine Nutzer miteinander zu verbinden, egal wo sich diese befinden.“
Axel Denk, Denk IT GmbH
Microsoft Teams im Arbeitsalltag
Mehr zum Thema Microsoft Cloud oder zu unserer Partnerschaft mit Microsoft, findest du auf unserer Homepage:
Interview im ‚Digital Future mag‘
„… Anstelle einer Projektbesprechung, bei der alle im selben Raum sitzen, läuft dies über eine Bildschirmübertragung mit Aufzeichnung, und aus der allmorgendlichen Statusbesprechung wird eine Teams-Konferenz.“
Andrey Leshchenkov, Prozess- und Organisationsentwicklung, Denk IT GmbH
Einfach kommunizieren
Die Chat-basierte Lösung ermöglicht eine moderne Form der Zusammenarbeit. Als zentrale Plattform im Unternehmen stellt Teams die Grundlage dar für die Kommunikation via Chat, Anruf und Video, Filesharing, Aufgaben- und Projektmanagement sowie Live-Meetings und Videokonferenzen. Der Nutzen von Teams ist langfristig und vielfältig: Die Plattform kann die Arbeitsabläufe in Unternehmen maßgeblich optimieren. Sämtliche Prozesse der Zusammenarbeit und Kommunikation lassen sich beschleunigen und effizienter, transparenter und kostengünstiger gestalten.
Unternehmen, die es verstehen, das Potenzial der Produktivitätstools zu nutzen, spüren schnell positive Auswirkungen auf die Zusammenarbeit und die Motivation der Mitarbeiter. Die Denk IT GmbH hat die Erfahrung gemacht: Wo Absprachen kurz und an einem Ort stattfinden, geht weniger zwischen Postfach, Telefon und Flurgespräch verloren.
Neben der rein technischen Lösung spielt auch der Prozess der Implementierung von Teams eine wichtige Rolle für den Erfolg und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Hier hilft ein erfahrener Partner wie die Denk IT weiter.
Dauerhaft leistungsfähig
Teams ist der zentrale Hub für moderne und digitale Zusammenarbeit. Unternehmen können auf Microsoft Teams als zukunftssichere Entscheidung bauen. Alle Funktionen, die bisher an einem Unternehmensstandort verfügbar waren, lassen sich damit nachhaltig digitalisieren – mit der Verlässlichkeit und Sicherheit, die ein Unternehmen braucht, um zukunftsfähig und krisenfest aufgestellt zu sein.
„Wir selbst haben Microsoft Teams bei der Denk IT GmbH fest in der Unternehmenskultur verankert“, erklärt Axel Denk.
„Mit Teams bleiben wir in Verbindung, hier ist die gesamte Funktionalität zentriert, die wir im Alltag brauchen. Unser Unternehmen arbeitet seit vielen Jahren eng mit Microsoft zusammen und fokussiert sich auf deren On-Premises- und Cloudprodukte. Dabei betrachten wir Sicherheit als Fundament all dieser Produktivitätsdienste, damit sich unsere Kundenunternehmen ganz auf ihr Geschäftswachstum konzentrieren können.“
Axel Denk, Geschäftsführer der Denk IT GmbH
Was die Denk IT mit Microsoft Teams macht
Microsoft ist der Hersteller, den unsere Kunden am breitesten einsetzen. Teams wurde dabei meist unter Zeitdruck eingeführt und danach kaum noch angefasst: Es läuft – aber niemand hat je entschieden, wer ein Team anlegen darf, wer von außen hineinsieht und wie lange die Inhalte bleiben.
Genau dort setzt die Denk IT an. Konkret übernehmen wir:
Wir arbeiten selbst seit Jahren so – deshalb kennen wir auch die Grenzen.
Teams als Telefonanlage: die Entscheidungen vor der Umstellung
Teams Phone macht aus Teams die Telefonanlage. Der häufigste Irrtum: Die Lizenz allein bringt keine Rufnummer. Microsoft trennt beides – die Lizenz gibt dem Benutzer die Anlagenfunktionen, den Anschluss ans öffentliche Telefonnetz liefert eine getrennt zu wählende Anbindung.
Drei Punkte entscheiden wir deshalb mit Ihnen, bevor etwas umgestellt wird:
Ihre vorhandenen Telefone, DECT-Anlagen und Türsprechstellen
Die Frage, die in fast jedem Gespräch kommt: Müssen wir alle Telefone wegwerfen? In der Regel nicht.
Microsoft stellt dafür das SIP Gateway bereit. Vorhandene SIP-Geräte melden sich damit mit den Firmenkonten an Teams an und können telefonieren, halten, weiterleiten, Voicemail abhören und sich in Besprechungen einwählen. Microsoft führt eine Liste geprüfter Geräte, darunter Modelle von Yealink, Poly, AudioCodes, Snom und Cisco – letztere nur mit der Multiplattform-Firmware.
Praktisch wichtiger als die Tischtelefone sind zwei andere Gruppen:
Wir gleichen Ihren Bestand mit dieser Liste ab, bevor wir über Neubeschaffung reden. Nicht jedes Gerät kann alles: Ein Teil unterstützt nur die feste Standortangabe – das spielt beim Notruf eine Rolle.
Notruf, Standort und was bei einem Ausfall passiert
Zwei Fragen entscheiden bei Cloud-Telefonie mehr als jede Funktionsliste: Wohin geht ein Notruf, und was passiert bei einem Ausfall?
Notruf. Teams braucht je Benutzer eine hinterlegte Notrufadresse. Sie muss als geprüft markiert sein und Geokoordinaten tragen, sonst taugt sie nicht für die dynamische Notrufweiterleitung; Gebäude, Etage und Raum lassen sich zusätzlich hinterlegen. Die Weiterleitung nach aktuellem Standort unterstützt Microsoft bei allen vier Netzanbindungen, die Benachrichtigung einer Sicherheitszentrale dagegen nur bei Calling Plans, Operator Connect und Direct Routing. Im Homeoffice hängt der Standort an der Standortfreigabe des Geräts.
Ausfall. Bricht die Internetverbindung weg, telefoniert über Teams niemand mehr. Wir planen deshalb die Rückfallebene mit: zweiter Weg ins Netz, Mobilfunk für Schlüsselrollen, bei Bedarf eine lokale Ausweichlösung. Was davon sinnvoll ist, hängt daran, was ein Ausfall je Stunde kostet.
Im Betrieb messen wir die Gesprächsqualität über das Call Quality Dashboard. Störungen melden Sie unter 0661 250090-10, montags bis freitags von 7 bis 18 Uhr. Erreichbarkeit darüber hinaus ist Bestandteil eines Service-Level-Vertrags; die Modelle heißen 11×5 und 24×7, und die dort genannte Reaktionszeit ist die erste Statusmitteilung, nicht die Lösung. Einzelheiten: Service Level.
Rechte, Gastzugriff und der Wildwuchs nach zwei Jahren
Nach zwei Jahren sieht es in fast jeder Umgebung gleich aus: mehrere hundert Teams, ein erheblicher Teil davon tot, Gäste aus abgeschlossenen Projekten. Das ist keine Fehlbedienung, sondern die Folge fehlender Regeln. Die Werkzeuge stellt Microsoft bereit, entscheiden müssen Sie:
Und wo liegen die Daten? Microsoft 365 fällt unter die EU Data Boundary, wenn der Mandant in der EU oder EFTA angemeldet ist – wer Multi-Geo gebucht hat, ausdrücklich nicht. Das sehen wir nach.
Fragen, die uns gestellt werden
Gerne Unterstützen wir Sie:
Was uns bei der Anfrage hilft
Damit wir Ihnen gleich etwas Belastbares sagen können, sind drei Angaben nützlich:
- Wie viele Beschäftigte sollen Teams nutzen?
- Gibt es eine Telefonanlage, die abgelöst oder angebunden werden soll?
- Läuft Microsoft 365 schon, und wenn ja: in welchem Plan?
Wenn Sie das nicht zur Hand haben, schreiben Sie einfach, worum es geht — wir fragen den Rest im Gespräch ab.
Sie erhalten eine Rückmeldung von einem Menschen, der die Umgebung kennt, nicht aus einem Ticketsystem heraus. In dringenden Fällen ist der Anruf der schnellere Weg.
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